Le lapin d’Alice au Pays des Merveilles ne me contredira pas, nous sommes tous à la recherche de temps.

Être plus efficace quand il s’agit de recruter, de gérer l’administratif, de communiquer, de vendre ou même de produire : c’est un objectif qu’on poursuit tous.

Aujourd’hui, je vous propose de voir comment le numérique aide des dirigeants à gagner du temps et comment vous emparez des outils adaptés à votre situation.

Améliorer ce que vous faites déjà en le faisant plus vite, plus souvent et mieux" ?

Si vous suivez notre série de dossiers, vous savez que pour réussir la transformation numérique de votre entreprise, la première étape est toujours de prendre du recul et formaliser ce qu’on veut faire, avec quels outils. Pour gagner du temps grâce au numérique, c’est aussi par là qu’il convient de démarrer.

Quand on est la tête dans le guidon, on s’habitue à des manières de travailler ou à des outils. Même si ça n’est pas optimal, on oublie qu’on devrait le modifier. Pour éviter ce travers et identifier où le numérique peut vous aider, c’est important de noter comment votre entreprise fonctionne et comment sont organisées vos équipes. C’est une bonne occasion de mettre à plat la mécanique qui vous permet d’assurer le business.

Pour cela, vous pouvez modéliser la “journée d’un client”. L’objectif est de suivre la vie d’un avatar qui représente un de vos clients et de noter tout ce qui se passe pendant 7 étapes clés de sa relation avec votre entreprise :

1. Rencontre
2. Découverte
3. Achat
4. Usage / production
5. Fidélisation
6. Réachat / renouvellement
7. Recommandation

Grâce à cette cartographie, vous mettrez le doigt sur les moments où vous faites la même tâche répétitive, où vous ressaisissez des informations, où des informations se perdent, où des opportunités ne sont pas exploitées...

C’est probablement ici que le numérique pourra vous être utile.

Une fois identifiées ces zones, votre enjeu est de trouver les outils ou les solutions qui vous permettront d’améliorer votre organisation et de gagner du temps.

Il n’y a pas de recette ou de méthode toute faite. Vous devez trouver la solution qui vous convainc que vous atteindrez vos objectifs et que vos ressources seront utilisées à bon escient et surtout adaptées.

L’important est de pouvoir vous expliquer à vous-même ou à votre comptable pourquoi vous choisissez telle solution, ce qu’elle va apporter concrètement, comment elle va fonctionner et qui la mettra en œuvre, avec quelles implications quant aux ressources.

S’il n’y a pas de méthode miracle, il existe en revanche des centaines et des milliers d’entrepreneurs qui ont des retours sur ce qu’ils ont eux-mêmes testé ou mis en place. C’est en allant écouter, questionner, discuter que vous identifierez les bonnes solutions pour vos préoccupations.

Je vous propose donc de décrire deux exemples pour démarrer la série de rencontres que je vous engage à faire.

Une éleveuse qui retrouve ses soirées grâce à une boutique en ligne

Le premier exemple de notre dossier du jour est celui d’une agricultrice qui vend en direct depuis quelques années. Elle est connue et reconnue dans la région.

Ses clients la contactaient par plusieurs moyens de communication - téléphone, SMS, Whatsapp, email … - et elle devait à chaque fois répondre avec les stocks disponibles et prendre les commandes sur un cahier pour les préparer d’une semaine à l’autre.

En créant une boutique en ligne avec la possibilité de prendre la commande et de réserver ses achats à récupérer à la ferme, elle s’est rendue la vie plus facile.

Depuis elle anime sa base de contacts de manière proactive par email et Whatsapp en orientant ses clients vers sa boutique en ligne uniquement, en leur indiquant de prendre leurs commandes en ligne directement. Elle est payée avant même de préparer ses commandes et ajoute en ligne les nouveaux produits disponibles, dont les stocks se mettent à jour au fur et à mesure des commandes.

Auparavant, elle passait ses soirées à reporter sur son cahier les demandes des uns et des autres, à répondre pour communiquer sur ce qui était ou non possible d’acheter ; désormais, la boutique en ligne est l’outil qui fait foi et lui permet de mettre son énergie ailleurs que dans l’intendance.

Une épicerie fine qui maîtrise sa saisonnalité

Un autre exemple qui peut vous inspirer sur ce thème du numérique au service du gain de temps c’est celui d’un couple à la tête d’une épicerie fine.

Une part significative de leur chiffre d’affaires est réalisée au moment des fêtes de fin d’année grâce aux paniers gourmands personnalisés qu’ils vendent aux mairies, établissements de santé ou entreprises de la région.

Chaque année, ils subissaient la période des fêtes avec des journées de travail très rallongées.

Grâce à une solution d’emailing, ils ont pu améliorer la situation. Ils programment en effet leur communication à leur base de prospects dès l’été et animent leur base de contacts pour prendre des commandes en amont de la période des fêtes.

Ils disposent aussi désormais d’un outil pour constituer son panier gourmand en fonction de critères multiples. Cela leur permet d’avoir des modèles préparés de leur côté pour répondre rapidement, de recevoir des demandes avec un format commun et surtout de mieux prévoir leurs achats chaque année.

Combien de temps pouvez-vous gagner chaque jour ?

Et vous ? Combien de temps pourriez-vous gagner dans votre entreprise ? Quels rouages de votre organisation pensez-vous modifier pour y arriver ?

Vous l’avez vu, on parle de modifications souvent raisonnables et qui apportent des résultats bien concrets. L’objectif est surtout d’avoir un état d’esprit agile et qui aussi souvent que possible interroge ce qui peut être amélioré.

Pour prendre du recul et vous rendre compte des axes d’améliorations, l’idéal est de verbaliser ou formaliser la manière dont fonctionne votre entreprise ou vos équipes. En le faisant avec une personne tierce, vous pouvez compter sur elle pour poser des questions et vous faire creuser les points qui méritent votre attention.

Ce sujet vous intéresse et vous souhaitez en savoir plus, prenez un rendez-vous avec votre expert-comptable.